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  辅导:合同管理| 三项控制| 理论和法规| 案例分析

2013年工程建设合同管理:国际工程合同谈判策略与技巧

2012-09-03  点击: 次  建培教育

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国际工程合同谈判,是弥补投标时由于时间有限、所掌握的资料有限而可能出现差错的最佳时机,是承包商通过合同取得理想经济效益的关键一环。

对于国际工程承包,业主通过初步评标并确认投标者的中标资格后,接下来便是艰苦的合同谈判阶段。每个国际工程承包项目的合同谈判从开始到结束的各个步骤各有不同,即使是相似的项目合同,完成谈判也不一定必须采取同样的步骤,谈判者必须保持最大的灵活性。

尽管如此,谈判也并非是无章可循,各个项目的谈判过程都或多或少有些相似之处,有些典型的谈判程序对各种谈判基本都是适用的。

以充分的准备“迎战”

开始谈判前,一定要做好谈判的准备工作,只有这样才能在谈判中争取主动。谈判的准备工作可以包括如下几个方面内容。

谈判的组织准备。包括组成谈判小组并选定谈判组长。一般来说,谈判组成员应包括有一定的法律知识、熟悉合同条款的商务人员,经验丰富的技术人员,熟悉当地情况的翻译人员和有着较为丰富的谈判经验、能驾驭整个谈判过程的谈判小组组长。另外,在每一次合同谈判前,承包商的财务和法律方面的人员也应参与,但可根据具体情况决定是否实际参加谈判。

谈判的方案准备。开始谈判前,谈判小组需要认真研究所有的招标资料,列出需要解决问题的清单,并根据具体问题要有明确的解决方案以及回复对方方案的办法,写出谈判大纲,确定谈判的目标、任务和要求,作为进行谈判工作的指导文件。了解对方的谈判人员,以及他们的身份、地位、性格、爱好、办事作风,分析各自的优势和劣势。设计和确定最优方案、次优方案和备选方案。要准备好上、中、下三策,做到临场不乱。开始谈什么,接着谈什么,最后谈什么,事先都要有一个大致的安排。同时,预计哪些环节可能出现分歧,出现了这些分歧应采取什么对策。

谈判的内容准备。国际工程承包合同的内容按优先顺序一般包括以下几个方面:合同协议书、中标通知书、投标书和投标书附录、专用合同条件、通用合同条件、特殊技术规范、国家规范、图纸、标价的工程量清单、投标书附录中所列的其他文件等。

从谈判的内容准备来说,主要应注意以下几个方面:招标文件中的投标人须知部分。在投标人须知中,业主会对合同范围、资金来源、对承包商的要求、标书文件的组成、评标办法等进行规定。很多人认为,这些内容只是对投标的指示,由于很少涉及合同具体内容而不被重视。但实际上,有时投标人须知中会隐藏对合同实施很重要的条款。

2003年11月,中铁七局曾在M国参加了一个公路项目的投标,评标过程由于业主原因,投标人须知规定的6个月投标有效期结束前,即2004年5月份,评标没有结束,业主要求投标人延长投标保函有效期至2004年11月份。2004年10月份,业主通知中铁七局进行合同谈判。投标人须知条款中规定,业主若是推迟授标,每月将补偿承包商合同总价的5‰。同时由于工期为15个月,合同条件规定本项目不使用价格调整。当时没有谁能预料2005年油价会大规模上升,因而对这项条款没有什么异议。而随后施工过程,由于油价大规模上升带动各项材料、设备费用上涨的金额,远远大于业主延期授标的补偿费用。

合同条件部分。对于使用世界银行、非洲发展银行、亚洲开发银行等国际金融组织资金的合同项目,通常使用FIDIC合同条款或其他国际通用合同条款,这些条款对所有投标人的要求是一样的,是承包商不能改变的。因此,对此类合同谈判的重点是业主为此编制的合同专用条款,如付款方式、付款期间、质保金扣除比例与返还时间、业主风险等都需要认真研究。对于业主自己编制的合同条款,则应仔细审查每一个条款。

技术规范部分。对于合同实施地国家规范,我们不能改动,但可尽量争取同等条件下使用我们熟悉的中国标准和规范;技术规范部分主要是看业主针对本项目编制的特殊规范,看其有无特殊要求,及对我们不利或我们可以利用的规定。

从容表达自己谈判开始阶段,主要是了解对方的基本情况,如对方主谈人员有多大决定权、是否还有幕后决策人、主谈人员的谈判风格和谈判策略等等。除注意主谈人员外,对其他谈判人员的情况也应注意,注意对方人员的分工。

谈判中应该向对方清楚表达自己的立场,不能因害怕谈判失败而回避自己的观点。谈判中双方都希望讨论自己关心的问题,在谈判中应注意引导对方转向自己关注的问题。谈判中出现僵局是常见的事,在这种情况下应该努力控制自己的情绪,并认真对待对方的观点,冷静分析其合理性,在对方要求合理的情况下,应该积极努力填补双方立场间的缝隙。当然,不能轻易让步,即使对方要求合理,也应该找一个我方要求也合理的其他问题同时解决。

如何表述我方的意见:一旦提出不同的看法,就要论证自己立场的科学性和正确性,就要说明自己意见的事实依据或符合国际惯例。要向对方讲明接纳意见后的利弊得失,谈判的目的无非是获利,如果对方感到有利可图,或者觉得不会失去利益,或者能更少地失去利益,就会十分重视这种意见,就更容易接受建议。在说服对方时,也应该坦率地说明自己的利益,使对方认为所提要求合情合理。要更多地强调双方利益的一致性。

一般说来,在准备阶段设计谈判程序时,就要努力避免辩论。但为了证明自己的立场,为了维护自身的合理要求,有时也不得不进行某种辩论。

反驳时,可指出对方论点不正确,不合国际惯例,或不符合原合同的规定;可指出对方的论据不可靠,或是不充分,或是根本就没有事实根据。 采取原则问题不妥协、枝节问题不纠缠的方法。要抓住重点,切中要害,至于小问题,能含糊就含糊,能妥协妥协。措词准确、锋利,但不要伤害对方,特别不要刻薄讽刺,也不能断章取义,歪曲对方的原意,特别是不要蛮不讲理。态度要客观、公正,要从容不迫、有条不紊、仪表庄重、举止自然。辩论的目的是为了较好地取得合同,因而应该是有原则的、有分寸的、善意的。

运用缓兵之计合理利用谈判策略与技巧,是达到合同谈判目的的重要手段,国际工程合同谈判也不例外。常用的谈判策略有声东击西法和先苦后甜法。

声东击西法是有意识地将会谈的议题引到对己方并不重要的问题上,借以分散对方的注意力,达到己方目的。在谈判的过程中,只有更好地隐藏其真正的利益,才能更好地实现谈判目标。如尽管双方所讨论的问题对我方是次要的,但采用这种策略可能表明,我方对这一问题很重视,进而提高该项议题在对方心目中的价值,一旦我方做出让步后,能使对方更为满意。

先苦后甜法是指在谈判中己方为了达到自己预定的目的,先向业主提出苛刻要求,然后再逐渐让步,求得双方一致的做法,以此来获得己方的最大利益。

不过,应该注意任何策略的运用都有一定限度,在运用此策略时,起先提出的要求不能过于苛刻,“苦”也要苦得有一定的分寸,不能与通行的惯例和做法相距太远。否则,会使对方觉得缺乏诚意。

不能一味固守立场好的谈判者并不是一味固守立场,追求寸步不让,而是要与对方充分交流,从双方的最大利益出发,创造各种解决方案,用相对较小的让步来换得最大的利益,而对方也是遵循相同的原则来取得交换条件。在满足双方最大利益的基础上,如果还存在达成协议的障碍,那么就不妨站在对方的立场上,替对方着想,帮助扫清达成协议的一切障碍。这样,最终的协议是不难达成的。

要注意对方谈判人下一步的角色。如对方谈判人是不是执行合同时的业主代表,如果是业主代表,对他坚持的条款,就要进行分析,找到他坚持的原因,是真正只能按他的要求遵守这些条款,还是他在为合同执行打埋伏,要根据将来的情况再做决定。

而且,谈判的结果是由双方协商一致而形成的合同来体现的。合同条款实质上反映了各方的权利和义务,合同条款的严密性与准确性是保障谈判获得各种利益的重要前提。因此,在达成一致意见后,拟订合同条款时,一定要注意条款的完整、严密、准确、合理、合法,不要掉以轻心。防止已经取得的结果被谈判对手在条款措词或表述技巧上,引你掉进另一个陷阱,把争取到的利益丧失殆尽。

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